Киім киген кезде белгілі. Сондықтан Сіздің хатыңызды» кию», яғни конверт пен қағаз мінсіз болуы керек. Әйтпесе, сіздің хатыңыз оқылмаған макулатурасы бар Кәрзеңкеге түсіп кету қаупі бар, тіпті алушы үшін құнды ақпарат болса да. Бұл әсіресе компанияның ұсынымы, өнімдерді, тауарларды, қызметтерді ұсыну және жұмысқа қабылдау туралы мәлімдеме сияқты хаттар үшін өзекті. Конверт тығыз, мөлдір емес, ақ қағаздан стандартты өлшем болуы тиіс. Конверттегі мекен — жай міндетті түрде блокпен басылуы немесе мөлдір терезеден көрінуі тиіс. Мұнда ешқандай шектеулер мен қатаң ережелер жоқ. Кейде кейбір елдерде жұмысқа қабылдау туралы хабарланған кезде ілеспе хат немесе түйіндеме қолмен жазылған болуы қажет. Бұл жағдайда конвертті ұқыпты және анық жазумен жазу пайдалы.
Егер сіз ақпаратты сұрайтын болсаңыз, тауарларға, қызметтерге Тапсырыс бергіңіз келсе, конверт пен қағаз ең қымбат емес, бірақ сапасы жақсы болуы мүмкін.
Егер сіз компанияңыздың стандартты бланкісін пайдаланбасаңыз, қағаз да ең қатаң талаптарды қанағаттандыруы тиіс: формат А4, АҚ, тығыз, ақаусыз Парақ және дақ. Әсіресе, егер сіз ынтымақтастық ұсынсаңыз, өз компанияңызды ұсынасыз немесе жұмысқа тартасыз. Қолтаңбаны алушыда лайықты авторучка жоқ деп күмән тудырмайтындай немесе сіз өз қолтаңбаңызды жеткілікті түрде көрсете алатындай етіп орындалуы тиіс. Автоқалам сиямен жақсы.
Алтын ереже
Бірінші көзқарастан Сіздің хатыңыз қатты әсер етуі керек
Стандартты іскерлік хат ең толық түрде келесідей болуы керек:
2. Хаттың мақсаты. Хат мәтіні. Жалпы ережелер.
Жалпы жағдайда іскерлік хаттар екі үлкен топқа бөлінеді: сату ұсыныстары бар хаттар (өнімдер, тауарлар, қызметтер ұсыну, жұмысқа қабылдау туралы өтініш және т.б.) және сатып алу ұсыныстары туралы хаттар (өнімдер, қызметтер және т. б.). Қалған функционалдық хаттарды (шағым, шотты төлеу туралы ескерту және т.б.) алғашқы екі санаттағы хаттардың туындыларына немесе нәтижелеріне жатқызуға болады.
Сондықтан стратегия және мұндай хаттардың стилі әр түрлі. Ең қиын іс, әрине, сату туралы хаттардың санаты болып табылады, өйткені сатып алудан әлдеқайда қиын нәрсе сату.
Алтын ереже
Ешқашан өз тіліңізден шет елге хат аударуға тырысыңыз. Стандарттар барлық жерде әртүрлі. Сіз оқыған, сіз алған, сізге үлгілі болып табылатын хаттардан деректер банкін дайындаңыз. Сіз тек бастапқы мәтінді ағымдағы сәтте бейімдеп, дайын хат ала аласыз
2.1. Компанияны таныстыру.
Серіктестік ұсынысымен хат жоспарын, компанияның өнімдері мен қызметтерін және т. б. келесі түрде ұсынуға болады:
Хат жоспары
Алтын ереже
Іскерлік ресми хат жеке, тек бір ғана алушыға, адреске жазылуы тиіс. Суық, формальды фразалар жоқ! Бүкіл әлемдік бизнес жеке қарым-қатынаста құрылған және оларды салу керек!
1. Компанияның, өнімнің қысқаша көрінісі.
Алтын ереже
Сіздің компанияңыздың, өніміңіздің, сервистің барлық жетістіктерін, артықшылықтарын, сіздің жеке қажет адал, артықшылық жоқ. Кез келген ақпаратты оңай тексеруге болады.
2. Ұсынылатын өнімнің, қызметтердің негізгі артықшылықтарын, жаңалықтарын, артықшылықтарын аудару.
3. Сіз өнімді ұсынуға ұсынатын нарық сегментін анықтау. Әлеуетті тұтынушыларды анықтау.
4. Ынтымақтастық туралы нақты ұсыныс: көтерме немесе бөлшек сату, лицензиялық келісім, дистрибуторлық желі құру және т. б.
5. Егер өнім үлгілерін қоса тіркесеңіз, осы өнімнің ұсынылған сериясынан қандай екенін түсіндіру қажет.
6. Өнімді бағалау барысында туындауы мүмкін барлық сұрақтарға жауап беруге дайын болу.
7. Хатты стандартты сөйлеммен аяқтау, ынтымақтастыққа үміт білдіру.
Алтын ереже
Хат ақпаратты, сондай-ақ қысқа болуы керек және бір беттен артық болмауы тиіс, бір беттен артық емес, ешкім оқи алмайды.
Аяқтау хат сіз осы компаниядан күтетін тікелей көрсетіледі. Бұл қорытынды фраза ең көп есте қалады.
8. Қолы, аты-жөні және лауазымы.
Алтын ереже
Кез келген хаттарды жазу кезінде әрқашан ағылшын формуласын басшылыққа алады:
KISS = Keep It Short and Simple (қысқа үлгіге)
2.2. Ұсыныс хатына жауап
Егер алушы болжамды ынтымақтастық нәтижесінде әбден сенімді болмаса, ынтымақтастық туралы ұсыныспен хатқа жауап оң, теріс немесе бейтарап болуы мүмкін, алайда оған түпкілікті шешім қабылдауға көмектесетін кейбір мәселелерді анықтағым келеді.
Ынтымақтастық туралы ұсыныспен хатқа оң жауап
Егер сіз ұсынысқа оң немесе бейтарап жауап жазсаңыз, хат жоспары осындай болуы керек.
Хат жоспары
1. Сіздердің назарларыңызға ұсынылған өнімдерді, тауарларды, қызметтерді және т. б. көрсетіп, ұсыныс-хат үшін алғыс айтыңыз.
2. Сіздің компанияңызда өткізілген ұсынылған тауарлар сараптамасының оң нәтижесі туралы хабарлау.
3. Келісім-шарт жасасу үшін маңызды деп санайтын сұрақтарды атап көрсету.
4. Келісім-шарт бөлшектерін талқылау үшін Сіздің әлеуетті серіктесіңізбен кездесу ұсыну.
5. Өзара тиімді ынтымақтастық болашаққа үміт білдіру. Стандартты фразамен хатты аяқтау.
6. Қолы, аты-жөні, лауазымы.
Алтын ереже
Мүмкіндігінше ынтымақтастық туралы тартымды ұсынысқа шұғыл жауап беруге тырысыңыз. Егер ұсыныс құны болса, оның авторы сіздің бәсекелестеріңізге да ұсыныс жіберді.
2.3. Сұрау салу, талап
Мұндай хаттардың мақсаты-ақпарат алу, etc көмегі, яғни сіз үшін адресат тарапынан қажетті іс-әрекет.
Хат жоспары:
1. Компания туралы ақпаратты алған дереккөзге сілтеме беріңіз.
2. Өз фирмасын қысқа елестету.
3. Бұл хатты неге жазасыз, сіздің қызығушылығыңызды білдіріңіз.
4. Адресаттан не алғыңыз келетінін түсіндіру.
5. Стандартты фразамен хатты аяқтау.
6. Хаттың авторының қолы, аты және лауазымы.
2.4. Сұрау салуға жауап, талап
Сұрау немесе талап әдетте мұндай жоспар бойынша жазылады.
Хат жоспары.
1. Сұрау салынған хатқа сілтеме.
2. Хат авторының өтініші бойынша қабылданған іс-әрекеттеріңізді көрсетіңіз.
3. Адресаттың назарын ол үшін аса маңызды ақпаратқа аударыңыз.
4. Адресатқа өзіңіз ұсынған өнімнің, қызметтің және т. б. пайдасына таңдау жасауға көмектесетін қосымша мүмкіндікті көрсетіңіз.
5. Өнім туралы қосымша ақпарат беруге дайын екеніңізді хабарлаңыз.
6. Қорытынды фраза. Алдыңғы абзацтың жалғасы болуы мүмкін.
7. Сіздің қолтаңбаңыз, аты, лауазымы.
2.5. Тапсырыс
Өнім тапсырысымен хаттар келесі жоспарға сәйкес жазылады.
Хат жоспары:
1. Өнімге тапсырыс берілетін алдыңғы хатқа сілтеме.
2. Өнім тапсырыс берген шарттарды қайталаңыз — бағасы, сапасы, саны, жеңілдіктер, Төлем шарттары, жеткізу шарттары.
3. Тапсырысты растау, тапсырыс берілген бланк қоса берілгенін көрсету.
4. Төлем шарттарын ұсыну.
5. Жеткізу мерзімі мен шарттарын көрсету.
6. Хаттың стандартты аяқталуы.
7. Сіздің қолтаңбаңыз, аты, лауазымы.
Алтын ереже
2 п. бастап.5 тапсырыс жол хат тақырыбы = Subject line міндетті болады!
2.6. Тапсырыс хатқа жауап.
Мұндай хаттар үшін стандартты жоспар бар.
Хат жоспары:
1. Өнімге тапсырыс беру үшін алғыс білдіріңіз.
2. Жеткізу мүмкіндігін, жеңілдік мөлшерін, мәміленің басқа да маңызды шарттарын, әсіресе олар бойынша келіспеушіліктер болған жағдайда растаңыз.
3. Банк тапсырысты төлеу туралы растауды бергеннен кейін тауарды жөнелту жүргізілетіндігін көрсетіңіз. Егер ол жасалған болса, тауарларды жөнелту туралы хабарлаңыз. Пайдалы болуы мүмкін маңызды егжей-тегжейлерге Тапсырыс берушінің назарын аударыңыз.
4. Болашақта бірлескен бизнеске үмітпен хаттың стандартты аяқталуы.
5. Қолы, аты, лауазымы.
2.7. Шағым
Азық-түлік, сервис, жеткізу және т.б. жөнінде шағым жазылған хаттар аса қиын хаттар санатына жатады. Шағым-хаттың мақсаты жай ғана «бу шығару» емес, іскерлік міндеттемелерді орындамағаны үшін өтемақы алу. Шағым-хат жоспарын келесі түрде ұсынуға болады.
Хат жоспары
1. Нақты материалға (күндер, сомалар, тапсырыс нөмірі және т.б.) сүйене отырып, қандай себеппен шағымданатыныңызды түсіндіріңіз.
2. Уәде етілген іскерлік міндеттемелерді (қызметтер, Қызмет көрсету, тапсырысты орындау және т.б.) және нақты жағдайларды салыстыра отырып, шағым үшін сіздің резонаңызды түсіндіріңіз.
3. Оқиға туралы өз сезімдерін білдіруге, осы мәселені тудырған себептерді болжауға жол беріледі.
4. Егер бұл орынды болса, туындаған мәселені шешу үшін жасаған өз іс-әрекеттеріңізді сипаттаңыз.
5. Өз міндеттемелерін, түсініктемелерін, келтірілген залал үшін өтемақыларды, моральдық және материалдық шығындарды өтеуді орындамаған компаниядан талап етіңіз.
6. Егер сіздің талаптарыңыз қанағаттандырылмаған жағдайда қабылданатын шаралар туралы хабарлаңыз.
7. Хаттың стандартты аяқталуы.
8. Қолы, аты, лауазымы.
2.8. Шағымға жауап
Бизнес бойынша клиенттің/серіктестің шағымына жауап «қиын» хаттарға да қатысты, өйткені онда клиенттің/серіктестің наразылығын тудырған себептерге толық түсініктеме беру қажет, бұл ретте өз компаниясының тұлғасын сақтап қалу қажет.
Хат жоспары:
1. Сілтеме-шағым.
2. Мәселе тудырғанын түсіндіріңіз.
3. Туындаған мәселені тез арада шешу үшін Сіз жасаған іс-әрекеттеріңізді атаңыз.
4. Болашақта осындай қатені қайталамау үшін қандай шаралар қолданылғанын хабарлаңыз.
5. Келтірілген қолайсыздықтар үшін кешірім сұраймыз.
6. Хатты оптимистік Тонда аяқтаңыз.