1. Келіссөздер үдерісіндегі іскерлік хаттама
Іскерлік хаттама
Соңғы жылдары, ең алдымен, экономиканың мемлекеттік емес секторының өсуіне, коммерциялық және кәсіпкерлік қызметтің дамуына байланысты «іскерлік хаттама»ұғымы айтарлықтай белсенді пайдаланылады. Бұл ресми адамдар іскерлік қарым-қатынаста сақтайтын жалпы қабылданған ережелердің, дәстүрлер мен шарттардың жиынтығы.
Шетелдік әріптестермен келіссөздер жүргізу кезінде тек коммерциялық емес, сонымен қатар ұйымдық-хаттамалық сипаттағы мәселелер туындайды. Оларды шешуге іскерлік хаттама негіздерін білу көмектеседі.
Келіссөздерге қатысушы адамдардың деңгейі және олардың құзыреттілігі қағидаттық мәселелерді талқылау кезінде шешуші фактор болып табылады. Сондықтан келіссөзге дейін фирманың ұйымдық құрылымын, келіссөзге келетін шетелдік фирманың өкілдерінің жағдайы мен құзыретін анықтау қажет. Келіссөздерге қатысушылардың деңгейіне (ережесіне) байланысты талқыланатын мәселелер шеңбері де айқындалады.
Іскерлік келіссөздерді әдетте фирмалардың немесе бөлімшелердің басшылары жүргізеді. Жекелеген жағдайларда мұны ұйымның жедел қызметкерлері жасай алады. Келіссөздер жүргізетін қызметкерлердің лауазымдық деңгейі шетелдік әріптестің өкілдік деңгейіне және келіссөздер мақсаттарына байланысты. Мысалы, фирманың бас директоры (президент) әдетте ынтымақтастықтың стратегиялық мәселелері бойынша келіссөздер жүргізеді, ең маңызды келісімдер мен аса ірі келісім-шарттарға қол қояды.
Сұрақтардың неғұрлым тар шеңберін талқылау кезінде келіссөздерде жетекші ретінде бас директордың орынбасары (вице-президент) немесе фирманың (жобаның) директоры қатыса алады. Егер келіссөздердің нысанасы келісімшарттық міндеттемелерді орындауға байланысты ағымдағы мәселелер болса, онда келіссөздерді жүргізуші жетекші маман (сарапшы) болуы мүмкін.
Егер талқыланатын мәселелердің мазмұны жоғары басшылықтың келіссөздеріне тікелей қатысуын талап етпесе, олардың қысқа мерзімге хаттамалық мақсаттармен келіссөздерге келуіне – фирма өкілдерін қошеметтеуге және келіссөздерде табыс тілеуге жол беріледі. Алайда, егер басшылық өкілі келіссөздерге басынан бастап қатысса, онда оларды аяқтағанға дейін тастап кету қабылданбайды. Қабылдаушы Тарап басшысының кетуі барлық қағидаттық мәселелер шешілгенде және тараптарға егжей-тегжейлі келісу ғана қалған кезде ғана мүмкін болады, бірақ бұл жағдайда екінші тараптың келісімін алу қажет.
Кез келген келіссөздер ұзақтығы бойынша шектелуге тиіс, бұл туралы екінші Тарап уақтылы хабардар етіледі. Лимиттелмеген келіссөздер коммерсанттың дайын еместігін және кәсіби әлсіздігін, келіссөздердің бастамашысын өзінің әріптесіне құрметтемегенін айғақтауы мүмкін.
Келіссөздер үшін тағайындалған уақытқа қабылдаушы Тараптың қатысушылары дайын болуы тиіс. Кешігу мүмкін емес және серіктес оның фирмасына құрметсіздік ретінде және фирманың нашар ұйымдасуының және істердегі міндетті еместігінің куәсі ретінде қаралуы мүмкін.
Сонымен қатар, келіссөздер үшін келгендерге бұрын келгеннің де жағымсыз екенін есте сақтау керек, өйткені қабылдаушы Тарапты өзінің ағымдағы жұмысын мерзімінен бұрын үзуге мәжбүрлейді.
Келіссөздер қатысушылардың тұрақты орналасқан жері болып табылмайтын жеке үй-жайда жүргізілуі тиіс. Келіссөздер үстелдерінде ешқандай артық құжаттар болмауы тиіс. Үстелдерге жазу керек-жарақтарын, суық сусындарды, Гүлдерді орналастыруға жол беріледі. Сөйлесу орнының өзі фирманың байланыс құралдарымен және компьютерлік желі терминалымен жабдықталуы мүмкін. Басшылықтың кабинеттерінде қонақтарды қабылдау қабылданған жоқ.
Қабылдаушы Тараптан келіссөздерге қатысушылар екінші тараптың өкілдері келгенше келіссөздер үшін бөлмеде болуға тиіс. Контрагенттің өкілдерін қарсы алу үшін әдетте алдағы келіссөздердің қатысушысы болып табылмайтын кіші персоналдың біреуін тағайындайды.
Делегация басшысы қонақтарға келіссөздер үстелінде орын алуды ұсынады. Ересек қатысушылар бір-біріне қарама-қарсы отырады. Қонақтар дәстүрлі түрде терезенің бетіне, есіктің арқасына орын алады.
Сәлемдесулермен алмасқаннан кейін басшылар келіссөздерге қатысушы өз әріптестерін олардың аты-жөндері мен атқаратын қызметтерін, келіссөздерге шақырылғандарды қоса алғанда, басқа ұйымдардың өкілдерін атай отырып, таныстырады.
Келіссөздер жүргізеді және бір қызметкер, аға лауазымы бойынша. Қажет болған жағдайда ол жекелеген мәселелермен айналысатын басқа қатысушылармен кеңес береді және оларға өз ұстанымын білдіруге мүмкіндік бере алады. Келіссөздерде мәселелерді реттелмейтін талқылауға жол берілмейді.
Күрделі келіссөздер кезінде шетелдік Тарап өз ұстанымын талқылау үшін үзіліс жасауға ниет білдіре алады. Қабылдаушы Тарап мұндай жағдайда қонақтарға құпия пікір алмасу үшін жағдайлар беруі тиіс.
Сыртқы сауда мәмілелерін жасау жөніндегі келіссөздерге қатысушыларға әңгімелесуді тиімді құруға көмектесетін аудармашылар жиі қатысады. Егер қатысушылардың ең болмағанда біреуінің сөйлесуді дербес жүргізуге мүмкіндігі болмаса, қабылдаушы Тараптың хаттамалық міндеті аудармашыны келіссөздерге қамтамасыз ету болып табылады.
Қарапайым келіссөздер, мысалы, өкілдік түрдегі, аудармашысыз өткізген жөн,бұл олардың атмосферасын тікелей жасайды.
Келіссөздерді аяқтау, тіпті егер олар сіздің барлық үмітіңізді ақтамаған болса да, оң түсте жүргізу қажет.
Әрбір әңгімелесуден кейін коммерциялық келіссөздер кезінде әңгімелесу жазбасы ресімделеді. Мұны қол жеткізілген келісімдер туралы келіссөздер барысында жазбаша белгілер жасауы тиіс қызметкерлерден тапсыруға болады.
Келіссөздер барысында жұмыс жазбалары әңгіме мазмұнына қатаң сәйкес болуы тиіс. Сонымен қатар, әңгімелесудің ресми жазбасы талқыланатын мәселелерге қатысты фактілерден басқа, жүргізілген келіссөздердің кейбір психологиялық мәліметтерін қамтуы мүмкін: қимыл, репликалар, өзара және т.б. пікір алмасу, сондай-ақ сіздің бұған баға беруіңіз.
Әңгіме жазу өте маңызды құжат болып табылады және мұқият жасалуы тиіс. Осы құжаттардың негізінде жедел мәселелер бойынша шешімдер қабылданып қана қоймай, елеулі шығындарға байланысты перспективалық жоспарлар әзірленуі және бекітілуі мүмкін.
Әңгімелесуді жазумен қатар келіссөздер аяқталғаннан кейін қатысушылар әдетте серіктес фирмаға досьені толықтырып, әңгімелесу барысында алынған мәліметтер туралы анықтама жасайды. Фирманың тұрақты экономикалық байланыстарға мүдделілік дәрежесін, мұндай ынтымақтастықтың мақсаттары мен фирмамен күтілетін перспективаларды, фирманың өкілдерінің сіздің ұйымыңызбен ынтымақтастыққа жеке қатынасын атап өткен жөн. Келіссөздер жүргізу мәнерін атап өткен жөн: келісімшарт талаптарын талқылау кезіндегі қаттылық, берілетін жеңілдіктер деңгейі, ымыраға бейімділік, шағымдар мен даулы мәселелерді қарау және реттеу кезіндегі позиция. Фирма өкілдерінің жеке мінездемелері, олардың психологиялық және кәсіби ерекшеліктері.
Жақсы келісілген хаттамалық жұмыс фирманың сыртқы нарықтардағы қызметінің тиімділігін арттыруға ықпал ететін факторлардың бірі болып табылады.
Іскерлік қатынастардағы хаттамалық тәсілдер
Тарихи тұрғыдан алғанда, тәсілдер іскерлік байланыстарды дамытуда маңызды рөл атқарады. Бұл ретте қабылдаулардың негізгі мазмұны Тамақ ішпеу және сусындардың дәмін татпеу болып табылатынын атап өту қажет. Тәсілдер іскерлік сипатқа ие, олар байланыстарды тереңдету және кеңейту, бейресми жағдайда қажетті ақпаратты алу мақсатында жүргізіледі. Қабылдаудағы әңгімелесулерге мұқият дайындалу керек: кіммен және не туралы сөйлесуді, кіммен танысуды, кімді таныстыруды және т.б. ойластыру керек.
Көп жылдық халықаралық тәжірибе тәсілдердің түрлерін, оларды дайындау әдістерін, сыртқы сауда ұйымдары мен фирмалардың басқа елдердің әріптестерінің құрметіне өткізетін тәсілдеріне қатысушылар ұстанатын этикетті белгіледі. Сыртқы экономикалық қызмет тәжірибесіндегі хаттамалық іс-шаралардың түрлерін шартты түрде ресми және ресми емес деп бөлуге болады.
Қабылдауларды күндізгі және кешкі, коктейльдер мен фуршеттерге бөлуге болады.
Күндіз «шарап бокалы» немесе «шампан бокалы» және «таңғы ас»тәсілдері жатады. Барлық басқа әдістер кешкі. Үстел үстінде отырғызылатын тәсілдерге «таңғы ас», «түскі ас», «кешкі ас»сияқты жатқызуға болады. Халықаралық практикаға сәйкес «таңғы ас» және «түскі ас»тәсілдері өзінің сипаты бойынша аса құрметті тәсілдердің түрлері болып табылады.
Халықаралық тәжірибе салтанатты қабылдауларды ұйымдастырудан басқа кездесулер өткізуге және ресми емес жағдайда – шай немесе кофе үстеліне мүмкіндік береді. Мұндай шағын тәсілдерді іскер адамдармен жүргізеді.
«Шампан бокалы «(«шараптың бокалы») – 12 және 13 сағат арасында үстел үстінде отырғызусыз, ұзақтығы шамамен сағат орнатылады. Ең қарапайым және барлық тәсілдердің ең аз құрметті.
«Таңғы ас – — 12 және 15 сағат арасында (әдетте, 12.30 немесе 13 сағат) үстел үстінде отырғызылады. Әдетте бір сағат бойы үстелде және 20 минут – кофе үшін жалғасады. Кофе (шай) сол үстелде немесе қонақжайда берілуі мүмкін.
Егер киім нысаны шақыруда көрсетілмеген болса, күндізгі қабылдауға күнделікті киімде келеді.
Хаттамалық практикада күндізгі емес, дәстүрлі түрде аса құрметті деп саналатын кешкі тәсілдер кеңінен таралған.
«Коктейль» типті қабылдау 17 мен 18 сағат арасында басталады және екі сағатқа созылады. Тұрып өтеді. Шақыруда қабылдаудың басталу және аяқталу уақыты көрсетіледі(17.00-19.00; 18.00-20.00). Қонақтар кез келген уақытта келіп, қабылдауды тастап кетуі мүмкін.