Сапа жүйесін сертификаттау:
— компанияның жақсы ұйымдастырылғанына;
— міндеттердің, әдістемелердің, процедуралардың жақсы бөлінгеніне;
— компанияның құжаттандырылған және барлық қызметкерлеріне белгілі жедел нұсқаулықтардың барына;
— жұмыс істейтін қалыпта қолданылатын және ретке келтірілген бақылау құралдарының барына;
— өзінің жұмысын сапалы орындауға қабілетті кәсіби әрі жақсы оқытылған қызметкерлердің барына кепілдік береді.
Сапа жүйесінің ағашқы сертификаты өнім өндірісін бақылаудың бұрын қолданылған жүйесінің негізінде өзінің сапа жүйесін құрған ірі кәсіпорындарға берілді. Әдетте сертификаттауға даярлануға бір-екі жыл бөлінеді. Мәселен, Германияда орташа кәсіпорынды сертификаттау үшін шамамен екі жылға таяу уақыт қажет деп саналады. Іс жүзінде сертификаттауға дайындық жасалатын уақытты әрбір кәсіпорын өзі межелейді және ол төмендегі көптеген негізгі факторларға байланысты:
— сертификаттауға дайындық басталған кезде кәсіпорындағы сапаны басқару деңгейіне (өндірістік жүйенің жай-күйі, сапаны басқару саласындағы дәстүрлер, қызметкерлердің даярлық деңгейі, әріптес-термен жасалатын қатынастардағы өзара түсіністіктің деңгейі және т.б.);
— ұйым басшылығының сапаны басқару мәселесіне көзқарасына;
— сапа жүйесін сертификаттау жөніндегі аттестацияланған мамандардың болуына.
Сапа жүйесін әзірлеу және қажетінше өзгерту уақытын қысқарту үшін ұйымның басшылығы өзінің басшы қызметкерлерінің қатарынан бір-екі сарапшы даярлау жөнінде шешім қабылдауға тиіс. Бұл ең алдымен ұйымда сапа жүйесін сертификаттауға даярлану жөніндегі жұмыстарды сауатты басқаруға қабілетті мамандардың болуы үшін қажет. Осыдан кейін сапа жүйесін ішкі тексеру жөніндегі сарапшылардың тобын даярлау керек.
Ұйым сертификаттауға ойдағыдай дайындалып, оны өткізу үшін келесі бірқатар өте маңызды талапты орындауға тиіс:
- Ұйымның жоғарғы басшылығы ұйым алдына қойған мақсаттарға жеткен жағдайда қажетті ресурстар мен даярланған қызметкерлерді тиісінше бөліп, 9000 сериялы ИСО стандартына сәйкестікке табанды түрде қол жеткізуге тырысуға тиіс.
- Функциясына ұйымда ИСО 9000 тегіс қамтитын бағдарламаны өрістету кіретін және осы бағдарламаны ресурстарды тиісінше бөліп орындауды қамтамасыз ететін Басшы кеңес құру.
- Басшы кеңесті ИСО 9000 оқыту. Басшы кеңестің барлық мүшелері ИСО талаптарын егжей-тегжей түсінуге тиіс.
- Сертификаттайтын агенттікті тандау және бағалау. Осы талап тіркеушіні, яғни ИСО 9000 сэйкестікке сертификаттауға және тізбеге тіркеуге уәкілетті агенттікті табумен байланысты. Қазіргі уақытта көп елдерде тізбеге енгізбей, сертификаттаудың басқа түрлерімен айналысатын көп сертификаттау жүйесінің кең желісі жұмыс істейді, сондықтан тізбеге енгізу мүмкіндігіне ерекше назар аударған жөн.
- Сапа үшін жауапкершілікті белгілеу. Басшы кеңес құрылып, оқытылғаннан кейін сапа мен ұйымдағы тиісті процестер үшін жауапкершілікті бөледі.
- Процедуралар құрылымын құру. Әрбір ұйымда бөлімшелердің арасындағы функционалдық өзара байланыстарды көрсететін модель (құрылым) болуы тиіс.
- Құжаттаманың стандартын анықтау. Басшы кеңес ИСО 9000 стандартында талап етілетін барлық құжаттарды анықтап, орындаушылар түсіну үшін түзету енгізуге тиіс.
- Ұйымның барлық қызметкерлерін ИСО 9000 саласында даярлау. Сертификаттауға даярлық пен оны өткізуге барлық қызметкерлер қатысуға тиіс, сондықтан әрбір қызметкер ИСО 9000 стандартының мәні мен талаптарын түсінуге тиіс.
- Ішкі аудит тобын даярлау. Топ мүшелері қызметкерлердің қатарынан іріктеліп, ішкі аудит өткізу мәселесіне оқытылады.
Төменде сапа менеджменті жүйесін енгізудің ұсынылатын үлгілік жоспары әрбір қадам бойынша келтіріледі:
- СМЖ енгізу туралы бұйрық (жұмыстарды ұйымдастырушының, жауапты адамдардың тағайындалуы).
- Сапа жөніндегі кеңес құру туралы бұйрық (Басшыны, орынбасарды, жауапты хатшыны тағайындау, жұмыс топтарын құру).
- Сапа жөніндегі кеңес туралы ереже (Жұмыс топтары — барлық цехтар).
- Ішкі аудиторларды тағайындау (бұйрықпен).
- Сапа жөніндегі кеңес (мәжіліс).
Халықаралық сертификаттау мәселелері жөніндегі комитет (СЕРТИКО), халықаралық сертификаттау жөніндегі орган (ИСО) 1982 жылы сертификаттау деген терминді алғашқы рет қалыптастырып, оған анықтама берді. Сертификаттау (латынша — «дұрыс жасалды»). Өнімнің дұрыс жасалғанына көз жеткізу үшін оның қандай талаптарга жауап беруге тиіс және осы сәйкестіктің дұрыс дәлелін қалайша алуға болатынын білу керек.
Сертификаттауға сәйкестік сертификаты немесе сәйкестік белгісі арқылы бұйымның немесе қызметтің белгілі бір стандартқа немесе басқа нормативтік құжаттарга сәйкес екенін растайтын іс-қимыл деген деген анықтама берілген.
Қазіргі уақытта сертификаттау деп үшінші тараптың тиісінше сәйкестендірілген өнім, процесс немесе қызмет нақты стандартқа немесе басқа нормативтік құжатқа жауап беретініне қажетті сенімділікті қамтамасыз ететін іс-қимыл аталады.
Тауарды немесе қызметті жасаушыга немесе тұгынушыга қарамастан, «үшінші тарап» жүзеге асырган сынақтың нәтижелері ең дұрыс деп саналады. Сөйтіп, сертификаттау — бұл ол арқылы үшінші өнім, процесс, қызмет талап етілетін талаптарга жауап беретініне жазбаша кепілдік беретін процедура.
Процедураны, ережені, сынақты және сертификаттау процесінің құрамдасы ретінде қарастыруға болатын басқа да іс-қимылдар бірқатар факторларга байланысты әр түрлі болуы мүмкін. Аталмыш іс-қимылдарға заңнама, сертификаттау объектісінің ерекшеліктері, сынақ жүргізу әдістері жатады. Басқаша айтқанда, сәйкестік сол немесе басқа сертификаттау жүйесінің ережесі бойынша дәлелденеді.