Электрондық пошта. Электрондық хаттың құрылымы

Электрондық пошта туралы түсінік. Хабарламаларды таратудың техникалық кұрылғыларының дамуы, поштаға да өзіндік əсерін тигізді. Осының нəтижесінде электрондык пошта деп аталатын коммуникацияның жаңа түрі дамыды. Электрондық пошта (Electronic mail немесе E-mail) — бұл компьютерлік желі арқылы хабарлама жөнелту жəне қабылдау тəсілі. Кəдімгі поштаның жұмыс істеу реті бəрімізге белгілі: конверттегі дайын хатты пошта жəшігіне салғаннан кейін ол жөнелтушінің пошта бөліміне жеткізіледі. Сол жерден қажетті адресаттың пошта бөлімшесіне транспорт арқылы жеткізіліп, адресаттың жеке пошталық жəшігіне салынады. Электрондық пошта да осыған ұқсас жұмыс істейді. Бұл кезде хат орнына электрондық хабарлама, пошта бөлімі — пошталық сервер, ал транспорт — компьютерлік желі болады.

Пошталық сервермен байланыстырылған əрбір абоненттің электрондық адресі, пошталық жəшігі болады. Бұл жəшік абоненттің құпия сөзімен (парольмен) қорғалған. Электрондық адрестің көмегімен желідегі əрбір абонентті анықтауға болады. Абонент пен сервер хабарлама алмасу үлгісін кабельді (егер абонент жергілікті желімен пошталық сервер арқылы байланыстырылса) немесе кəдімгі телефон желісін (қашықтан қатынас құру жағдайында) қолдана алады. Поштаның серверлер арасындағы электрондық хабарламаны тасымалдаушы ретінде кез келген көлемдегі желіні пайдалануға болады. Хабарлама бір серверден келесіге жеткізілуі үшін, бір қатар аралық серверлер арқылы өтуі мүмкін. Пошталық серверлер хабарламамен автоматтық режімде алмасады, желідегі хабарламаның қозғалыс маршруты арнайы программа-маршрутизатор арқылы есептеледі.

Хабарлама тиісті орын серверіне жеткізілген соң, адресаттың сервермен кезекті байланысуы кезінде поштаның келгендігі ұстауының қажеті жоқ. Ол кез келген уақытта компьютерді қосып, хабарлама қабылдау немесе жөнелту үшін желімен байланыса алады. Мұндай режім off-line деп аталады. Электрондық пошта желі арқылы мəтіндік хабарлама алмасу үшін құрылған. Қазіргі кезде электрондық пошта құрылғылары — кез келген орындалатын, графикалық, дыбыстық, бейнелік файлдарды жөнелтуге, қабылдауға мүмкіндік береді. E-mail қызметі кəдімгі қағаз поштаның нақты баламасы болды. Мұндай жетістікке хабарлама таратудың жоғарғы жылдамдығы мен сенімділігінің арқасында қол жетті. Санаулы минут ішінде электрондық пошта хабарламасы сол қалада немесе мұхиттың арғы жағындағы адресатқа жеткізіледі. Хабарламаны беру жылдамдығы əдетте компьютерлер арасындағы байланыс желісінің өткізу қабілеттілігімен шектеледі. Егер компьютер желі мен модем жəне телефон желісі арқылы байланыстырылса, онда алмасу жылдамдығы телефон желісі құрылымыньң сапасына байланысты болады. Қазіргі қолданыстағы цифрлық, талшықты-оптикалық байланыстардың мүмкіндіктері өте мол.

Электрондық пошта адресі, пошталық сервер аты. Электрондық пошта хабарламасы адресатқа жетуі үшін, адресті (E-mail) дұрыс көрсету керек. Пошталық адрес @ белгісімен бөлінген екі бөліктен тұрады. Адрестің сол жақ бөлігі — пайдаланушының жергілікті аты (пошталық жəшік аты), ал оң жақ бөлігі домен аты. @ белгісі «ит» немесе «маймыл» деп аталады. Адрестің жазылуы: nora@krok.net.ua болса, онда жəшік пошта доменінде krok.net.ua деп те окуға болады.

Домен аты жеке сөздерден — бағынышты домендерден тұрады да, олар нүкте арқылы бөлігі жазылады. Бағынышты домендер аты солдан оңға қарай иерархиялық өсу деңгейі бойынша реттеліп орналасады. Оң жағында, ең жоғарғы деңгейде елдің аты жазылады: kz — Қазақстан, ua — Украина, ru — Россия, Fr — Франция, uk — Ұлыбритания, su — бұрынғы Кеңес Одағы қалаларының коды. WWW-дегі домен атын қарастырғанда жоғарғы деңгейде əрқашан елдің коды болуы міндетті емес екендігі айтылған болатын. Жоғарғы деңгейдегі бағынышты домендер кездесуі мүмкін: com, edu, gov т.б. жөнінде мəлімет беріледі. Хабарлама алу үшін, пайдаланушының өз компьютерін үнемі қосулы күйінде солға қарай домендегі серверде орналасу орнын анықтай түсетін бағынышты домендер жазылуы мүмкін. Мысалы: kiev.ua, msk.ru, spb.su, Odessa.ua қалаларды көрсетеді. Оның сол жағында мекеменің бағынышты доменінің аты көрсетілуі мүмкін. Домендер атынан провайдердің пошталық серверінің атын шығаруға болады. Əдетте ол домен атына нүкте аркылы mail сөзін тіркеу арқылы алынады. Мысалы, mail.stcu.kiev.ua немесе mail.cargo.relcom.ru.

Пайдаланушы электрондық хабарламаны жөнелту жəне қабылдауы үшін оның компьютеріне электрондық пошта клиенті программасы орнатылуы қажет. Əр түрлі операциялық жүйеде жұмыс істеуге арналған мүмкіндіктері де əр түрлі пошталық программалар бар. Өте кең тараған пошталық программалар: Microsoft Exchange, Outlook Express, Microsoft Outlook, Internet Mail, Eudora, Exchange Mail т.б. Бұл программалар операциялық жүйе құрамына кіреді: Microsoft Exchange программасы Windows 95 операциялық жүйесімен, ал Outlook Express — Windows 98, Windows 2000 операциялық жүйесімен бірге орнатылады. Сондай-ақ электрондық поштамен жұмыс істейтін программалар қолданбалы программалар пакеті құрамына кіреді, оған мысалы, Microsoft Office 2000 құрамындағы əмбебап Microsoft Outlook 2000 программасын айтуға болады.

Пошталық программалардың атқаратын қызметі хабарламаны қабылдау, оқу, дайындау, жөнелту, адрестік кітапты жүргізу болып табылады. Пошталық программалар желілік уақытты үнемдеу үшін автономды режімде жұмыс істеу мүмкіндігін береді. Бұл режімде қабылданған поштаны қарап, жаңа хабарлама дайындауға болады. Егер пошталық сервер келген хабарламаға арналған нақты хаттамаға арналған болса, хабарламаны клиент компьютеріне жүктемей-ақ серверде сақтауға болады.

Электронды хабарлама – компьютерлер арасындағы желілік байланыс бойынша «электрондық почта» арқылы жіберілетін электронды нұсқадағы құжат. Электронды хабарлама электронды почта адресатынан, қызметтік ақпарат атауынан жəне мəтіннен тұрады. Электронды почта арқылы жөнелтілетін құжаттарға мынадай талаптар қойылады: ● құжаттар Word мəтін редакторының немесе Excel кестелік редакторы көмегімен Times New Roman, Arial шрифттерін пайдалана отырып дайындалады жəне графикалық бейнелерден тұрмауы тиіс; ●құжаттың жоғарғы бөлігінде «Электронды почта арқылы жіберілді» деген белгі болуы тиіс; ●файлдың атауы латын қарпімен жазылады. Электронды құжатты жасау тəртібі.

Қазіргі кезде құжаттарды жасау үшін қолданылатын компьютер бағдарламалары жеткілікті (мысалы, Word 2006 Word 2004). Бұндай бағдарламалар мəтіндік редакторлар деп аталады. Электрондық құжаттың ақпараттық табиғатына тəн бір ерекшелік – ол қағаз құжаттарға қарағанда əлдеқайда ұзақ сақталады жəне одан гөрі сенімдірек. Мұнда ақпарат сақталатын негізгі емес, сол ақпараттың өзіне баса назар аударылады. Оның материалдық негізін сақтауға байланысты жұмыстар қосалқы мəнге ие болады. Əйтсе де, бұл құжаттарға қатысты нəрселердің бəрін: ақпаратты (мазмұнды), материалдық негізді, деректемелер мен құжат түзу технологиясын жəне оны қолдану тəсілдерін тұтас бірлікте алып қарау қажет. Ақпарат жазылатын қандай да бір негіз болмаса, құжат та болмайды. Электрондық құжат та сол сияқты. Электрондық құжаттарды сəйкестендірудің, ең бастысы түпнұсқаландырудың мəні зор. Электрондық құжаттарды сəйкестендіру мен түпнұсқаландырудың үйлесімді əдістемесін жасау – алыс болашақта да олардың түпнұсқалық қасиетін сақтауға кепіл бола алады. Əйтсе де бірыңғай баламалы технологияларды қолданбайынша электронды құжат өз негізіндегі файл күйінде қала береді. Мұндай электрондық құжаттарды мəтіні өшіп қалған қағаз құжаттармен салыстыруға болады: құжат бар болғанымен, іс жүзінде жоққа тəн. Яғни электрондық құжатты файлдан шығарып, ақпаратын монитор экранынан оқуға болатын жағдайға келтіргеннен кейін ғана «құжат» деп есептеуге болады.

Қазір электрондық құжаттар бойынша жұмыс жүргізу ісінде мынадай проблемалар бар: — электрондық құжаттар бойынша жүргізілетін жұмыстарды нормативтік-əдістемелік құралдармен қамтамасыз ету деңгейі ақпараттықтехнологиялық тұрғыда қамтамасыз ету деңгейінен артта қалып келеді. — атқарушы билік органдарындағы электрондық құжаттар бойынша жүргізілетін жұмыстарға қолданылатын техникалық жабдықтардың əр тектілігі. — басқару органдарындағы құжаттаманы басқару ісін автоматтандыру жөнінде қолданылатын бағдарламалық құралдардың əр түрлілігі. — құжаттарды басқарудың автоматтандырылған жүйесі мен құжаттарды мұрағаттық сақтау ісінің ұштаспауы.

Электрондық құжат айналымының құқықтық базасын қалыптастыру – істің жартысы ғана. Енді алда келесі кезең – электронды құжаттарды ұзақ мерзімдік сақтаудың сенімді жүйесін жасау кезеңі тұр. Бұл технологиялық шараларды да, ұйымдастыру шараларын да қамтиды. Электрондық құжаттар мұрағаты – бұл іс қағаздарын жүргізу қызметі мен құжат айналымын автоматтандыруды арнайы бағдарламалармен жабдықтаушылар ойлайтындай жай ғана дербес сервер, компьютер немесе ақпаратты дерек көздерін сақтайтын орын ғана емес; бұл жəне пайдаланушыға керекті электрондық ақпаратты тауып беруге арналған іздестіру жүйесі де ғана емес. Жалпы, мақсат, міндеті жағынан электронды құжаттар мұрағаты (соның ішінде əсіресе мемлекеттік мұрағат) кəдімгі дəстүрлі мұрағаттан ешқандай айырмашылығы жоқ. Бұл, ең əуелі, құжаттардың құндылығын сараптаудан бастап, оларды пайдалануға дейінгі мұрағаттық сақтау ісінің бүкіл циклін қамтамасыз ететін технологиялар мен өндірістік процестер болып табылады. Ол құжаттардың есебін алу, сипаттау, сақталуын қамтамасыз ету жəне ғылымианықтамалық аппараттарын жетілдіру секілді іс-шаралар арқылы жүзеге асырылады.

Мұрағаттар атқарылған құжаттар мен жабық істерді қайта пайдалану ісін ұйымдастыру үшін құрылады. Мұндай мүмкіндікке ие болу үшін мынадай бірнеше шарттың орындалуы қажет: — ұзақ мерзімге арналған құжаттамалық саясатты айқындау жəне соған сəйкес құжаттарды топтап, олардың сақталу мерзімдерін белгілеу; — мұрағаттық сақтауға арналған құжаттарды белгіленген саясатқа сəйкес іріктеу; — осы құжаттар бойынша тиімді анықтамалық-іздестіру жүйесінің болуы; — құжаттардың бүкіл мұрағаттық мерзімде сақталуын қамтамасыз ету, яғни белгіленген уақытқа сəйкес жүйелі түрде олардың есебін алып отыру (түгендеу). — құжаттарды пайдалану кезінде олардың жоғалу қаупін мейлінше азайтатын жұмыс тəсілдерін ендіру.

Электрондық құжаттарды сақтаудың ұзақ мерзімдік саясаты əзірге жоқ. Іс номенклатурасына электрондық құжаттар мен мəліметтер базасы енбейді. Электрондық құжаттар есебі ұйымдарда не бүтіндей жүргізілмейді не жеткіліксіз дəрежеде ғана жүргізіледі. Электрондық құжаттар бойынша іздестіру жүйесін жасау – ұйымда электрондық мұрағат құрудың негізгі мəні болып табылады. Əйтсе демұрағат негізі – электрондық құжаттардың есебін жүргізу.Электрондық құжаттардың сақталу жайы туралы айту үшін ең алдымен олар жөнінде нақты мəліметтер болуы шарт. Егер электрондық құжаттар сыртта сақталатын негіздерге жазылған болса, онда олардың есебін ретке келтіру оңай. Электрондық құжатқа байланысты мынадай терминдер мен анықтамалар қолданылады.

Электрондық құжат дегеніміз ақпараты электрондық-цифрлық нысанда (формада) беріліп, электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куəландырылған құжат. Электрондық құжат жеке файлдың бір немесе бірнеше бөлімдерінен, бүтін бір файлдан немесе жеке-жеке бірнеше файлдан тұруы мүмкін. Мұның бəрінде де файлдардағы құжаттың түпнұсқалық сипатын куəландырып, тұтастығына кепілдік беретін деректемелер ортақ болады. Электрондық құжат деректемелері электрондық-цифрлық нысанда да (электрондық-цифрлық қолтаңба, түпнұсқаландырудың электрондық кодтары т.б.), қағаз құжаттағы куəландырылған парақ түрінде де болуы мүмкін.

Ақпараттық ресурс — қор жасаушының ақпараттық жүйесіндегі мəні мен технологиялық белгілеріне сəйкес топталған (басқару, ғылыми-техникалық, жеке құрам бойынша, мерзімді басылымдар, интернет-басылымдар т.б.) электрондық құжаттар кешені. Бағдарламалық ортаның (ОС, СУБД, қолданбалы бағдарлама немесе оның қосымшалары) өзіндік сипаттары, мəліметтер базасының немесе ақпарат жүйесінің өзіндік құрылымы, олардағы техникалық құжаттаманың саны – ақпараттық ресурстың технологиялық белгілері болып табылады.

Электронды құжаттарды жүйеден алып тастау (папкілерді, файлдарды немесе мəліметтер базасының жазбаларын) жəне ақпараттық ресурстардың құрылымын өзгерту ұйым басшысының өкімдік актісі негізінде жүзеге асырылады. Электронды құжаттар санының есебін алу ісі картотека бойынша немесе құжат айналымының ақпараттық жүйесіндегі мəліметтер базасы бойынша жүргізіледі. Есептеу бірлігі ретінде құжаттың өзі алынады. Мұнда оның қосымша нұсқалары есепке алынбайды. Электронды құжаттар санының есебі электронды құжаттар айналымының көлемі туралы анықтамаларда көрсетіледі. Электрондық құжаттары бар папкілер мен файлдар есебін алу мақсатында электрондық құжаттар тізіліміне олардың (папкілер мен файлдардың) аттары, саны жəне кеңейтіліп, толықтырылғандығы жөніндегі мəліметтер енгізіледі.

Ұйымға келіп түскен электрондық негіздердің бəрі де есепке алынады. Олардың келіп түсуі мен шығуы арнайы журналда тіркеліп отырады. Нөмірлеу жалпы ретпен жүргізіледі. Ақпараттық ресурстарды электрондық құжаттардың резервтегі нұсқалары көмегімен қалпына келтіру мəліметтері жазылатын журнал қандай да бір себептермен жойылып кеткен ақпараттық ресурстарды орнына келтіру жөніндегі операциялар есебін жүргізуге арналған. Бұл журналды ұйымның ақпараттық жүйелерді жедел сақтау жəне резервтік көшірмелерін жасау ісіне жауапты салалық бөлімше (ақпараттық технологиялар қызметі, автоматтандыру бөлімі, ақпараттық қамтамасыз ету бөлімі, ақпараттық есептеу орталығы т.б.) жүргізеді. Электрондық құжат үшін құжаттың түпнұсқа екендігін растауға мүмкіндік беретін құрал қажет. Яғни, ол электрондық құжатқа бөгде адамның қандай-да бір өзгеріс енгізбегендігін жəне құжатты нақты сол ұйымның жіберіп отырғанын дəлелдеуі керек. Бұл үшін электрондық қолтаңба пайдаланылады. Электрондық құжат айналымы мен электрондық цифрлық қолтаңба жүйесінің тəртібі Қазақстан Республикасының «Электрондық құжат жəне электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Заңында реттелген. Заңда электрондық цифрлық қолтаңбаға былайша анықтама берілген: «электрондық цифрлық қолтаңба — электрондық цифрлық қолтаңба құралдарымен жасалған жəне электрондық құжаттың дұрыстығын, оның тиесiлiлiгiн жəне мазмұнының өзгермейтiндiгiн растайтын электрондық цифрлық нышандар терiмi». Электрондық құжатты рұқсат етілмеген кіруден сақтау үшін ақпаратты криптографиялық өңдеу немесе шифрлау əдістері қолданылады. Электрондық қолды криптографиялау екі түрге бөлінеді: симметриялық кілт жəне ашық кілт.

Симметриялық кілтпен криптографиялағанда электронды хабарламаны жөнелтуші де, алушы да шифрлау үшін де, ашу үшін де бірдей ортақ кілтті пайдаланады. Ашық кілтпен криптографиялағанда екі кілт пайдаланылады: ашық кілт жəне өз иесіне ғана мəлім құпия кілт.

Авторлық сілтеме:
Бабажанова Ж.А. Б12 Ақпараттық экономика. Оқу-əдістемелік құралы. — Астана: ЕҰУ АББ, 2011. — 127 б.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *